Het beheer, de veilige toegang en de distributie van digitale media en bestanden wordt ook in de publieke sector op alle niveaus steeds belangrijker. Desondanks kampen veel organisaties nog dagelijks met de problemen van de digitale bestanden- en mappenchaos.

Tijdverslindend

Zo kost het veel tijd om een specifiek bestand te vinden, nemen dubbele bestanden en mappen veel kostbare ruimte in en worden werknemers vaak veelvuldig gedwongen tot het handmatig converteren en bewerken van beeldmateriaal. Voor gemeenten en overheidsinstellingen is dit veelal niet anders. Zij dienen dan ook het nut in te zien van een mediamanagementstrategie en het hebben van een ‘singlesource-of-truth’ voor alle content, bestanden en media. Een Digital Asset Management (DAM)-applicatie biedt uitkomst. Het is namelijk niet alleen een digitale opslagruimte voor het opslaan, organiseren en delen
van bestanden, maar biedt innovatieve functionaliteiten zoals:

• Conversies en varianten voor multimediaal (her)gebruik

• Metadata toevoegen en controleren

• Goedkeuring en toestemming van gebruik en toegang

• Koppelen van media aan kanalen en systemen

• Gecontroleerd delen van media

• Mechanismen voor rechtenverloop en archivering

Actief versiebeheer

Juist marketingteams van gemeenten en overheden worden vaak uitgedaagd om grote taken en campagnes met bureaus uit te voeren met vaak een minimaal budget en met minimale IT-ondersteuning. Deze taken en campagnes leveren daarentegen een grote hoeveelheid creatieve output op zoals afbeeldingen, documenten, video’s en andere bestanden die allemaal
efficiënt opgeslagen, gecontroleerd, gedistribueerd en gearchiveerd moeten worden. Een effectieve DAM-oplossing speelt in op al deze behoeften en kan veel werk uit handen nemen.

Verhuizing

Helaas hebben veel organisaties in de afgelopen jaren de chaos alleen maar verhuisd van de ene plaats naar de andere. Een schoenendoos vol met dia’s werd een kast vol met dvd’s en die werden weer omgezet naar (netwerk)schijven vol met onduidelijke of persoonlijke (sub)mappenstructuren. Er zijn dus een aantal belangrijke uitdagingen uit het verleden bij de implementatie van een succesvolle DAM-applicatie en het vereist doordachte analyse van de behoeften en workflows om de juiste strategie te bepalen. Maar het wordt als organisatie tijd om nu actie te ondernemen, want het aantal bestanden groeit ondertussen exponentieel verder. Word dus niet het volgende digitalechaos-slachtoffer, maar groei uit tot een Digital Asset Management superheld!

Meer info: Comrads Digital Asset Management >>

Artikel Comrads in: Stadswerk magazine 09/2016