Staat jouw organisatie op het punt om over te stappen naar een Digital Asset Management (DAM)-systeem? Ben je op zoek naar praktische adviezen voor een effectieve en soepele implementatie? In deze blog deelt Sebastiaan de Ruiter een aantal tips en best practices voor een succesvolle overstap.

Waarom een DAM-systeem?

In onze huidige digitale wereld is efficiënt beheer van digitale assets, zoals video’s, tekst en beeld, essentieel. Een DAM-systeem is als het ware een centrale hub voor je organisatie. Dit leidt tot verhoogde efficiëntie, verbeterde samenwerking, versterkte merkconsistentie, en besparingen in tijd en geld. Je haalt meer rendement uit je assets en bespaart op eenvoudige operationele kosten, zoals het zoeken naar bestanden en het structureren ervan. Ben je al overtuigd van de waarde van DAM voor je organisatie? Misschien zie je dan nog wel als een berg op tegen de implementatie ervan. Als je het op de juiste manier aanpakt, kan het een soepel proces zijn. Hier volgen een aantal tips en best practices om je op weg te helpen.

Tip 1. Denk vóóraf na over je doelstellingen

Het is belangrijk om vooraf je doelstellingen en vereisten helder te hebben. Wat wil je als organisatie bereiken met een DAM-systeem? Welke functies zijn echt noodzakelijk en welke niet? Het lijkt misschien een open deur, maar als je tijdens de implementatie pas gaat nadenken over wat je eigenlijk wilt, zorgt dat voor aanzienlijke vertragingen.  

Tip 2. Betrek de juiste stakeholders

Het is belangrijk om de juiste mensen bij het proces te betrekken. Dit zijn niet alleen de mensen die ermee gaan werken, maar ook andere stakeholders. Zorg ook dat je een aantal sceptici al in een vroeg stadium meeneemt. Hun vroege betrokkenheid kan waardevolle inzichten bieden. En vergeet niet, het is heel wat waard als zij bij het koffieapparaat een enthousiast verhaal vertellen over het nieuwe DAM-systeem.

Tip 3. Kies het juiste DAM-systeem

De markt biedt diverse DAM-systemen, elk met unieke eigenschappen. Kies een systeem dat goed aansluit bij de specifieke behoeften van je organisatie. Als je te snel een keuze maakt, puur gedreven door budgettaire overwegingen, loop je het risico dat je binnen een jaar al tegen beperkingen aanloopt. Dit brengt me weer terug bij tip 1: Denk vóóraf goed na over je doelstellingen.

Tip 4. Maak een grondig migratieplan

Een goed doordacht migratieplan is essentieel. Dat klinkt misschien heel zwaar, maar dit is het moment om schoon schip te maken. Beslis welke content je wilt overzetten en waar deze vandaan komt. Je kunt besluiten alleen de meest actuele content mee te nemen, maar je kunt ook alles overzetten vanwege de archiefwaarde. Ook daar moet je in een vroeg stadium over nadenken.

Tip 5. Neem je medewerkers mee

Gedurende het traject moet er ook tijd zijn om je medewerkers te trainen. Zorg dat iedereen op de hoogte is van hoe ze het DAM-systeem moeten gebruiken. De overstap is best ingrijpend. Je kunt een DAM-systeem niet ‘even’ op een vrijdagmiddag lanceren en dan maar duimen dat iedereen er maandag mee aan de slag gaat. Het is beter om een mooie lancering te organiseren en ervoor te zorgen dat iedereen weet hoe, wat, waar en vooral waarom ze DAM moeten gebruiken. Herhaal dit ook jaarlijks om iedereen scherp te houden.

Best practices

Naast deze tips zijn er ook nog een aantal best practices die hun waarde hebben bewezen bij andere organisaties.

1. Begin klein

Begin klein. Een goed DAM-systeem heeft zoveel mogelijkheden. Het is verleidelijk om je tijdens het voortraject te laten enthousiasmeren over allerlei add-ons en fancy functies waar je het bestaan niet van wist. Maar heb je die extra's ook echt nu al nodig? De overgang van een chaotische mappenstructuur naar een gestroomlijnde zoekmethode is al een enorme stap vooruit. Hou wel rekening met mogelijke toekomstige behoeften, zodat je kunt blijven groeien, maar probeer het systeem niet vanaf dag één te complex te maken.

2. Communiceer tijdig

Het is belangrijk om efficiënt en tijdig te communiceren met alle stakeholders, zowel voor, tijdens als na het implementatietraject van het DAM-systeem. Zomaar van de ene op de andere dag een DAM-systeem lanceren gaat geheid tot weerstand leiden.

3. Wees geduldig

Geduld is een schone zaak. Het implementeren van een DAM-systeem kost tijd. Het is een illusie om te denken dat je een stuk technologie koopt en dat morgen alle chaos is verdwenen. Ja, je kunt technisch gezien een DAM-systeem binnen een dag optuigen, maar dan maak je zonder twijfel verkeerde keuzes.

Leer van anderen

Je bent niet de eerste die een DAM-systeem implementeert; veel organisaties zijn je voorgegaan en met succes. Vraag aan de DAM-leveranciers die je op het oog hebt om klantervaringen te delen. Neem geen genoegen met een standaard demo-omgeving, maar vraag om een demo op maat en live-klantcases. Vraag om te laten zien hoe vergelijkbare organisaties het aanpakken. Verdiep je verder door beschikbare casestudies te lezen en download een whitepaper om je kennis te vergroten.

Inspiratie en informatie hand in hand

Implementatie van een DAM-systeem kan een gamechanger zijn voor jouw organisatie. Comrads staat klaar om je persoonlijk te ondersteunen met onze waardevolle inzichten en praktische hulpmiddelen.  Vraag dus eens een vrijblijvende demo aan die wij afstemmen op jouw behoeften en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij een succesvolle DAM-implementatie.