Digitale assets zoals afbeeldingen, video's en documenten zijn vandaag de dag bepalend voor het succes van elke organisatie. Het zou dus zomaar kunnen zijn dat ook jij op zoek bent naar een Digital Asset Management (DAM)-systeem om al die assets efficiënt en effectief te organiseren, beheren en distribueren. Maar hoe vergelijk je de verschillende oplossingen en evalueer je welke het beste bij jouw behoeften past? Met deze blog helpt Sebastiaan de Ruiter je een weloverwogen keuze te maken. Met ruim twintig jaar ervaring geeft hij je graag een aantal praktische tips en overwegingen voor het vergelijken van DAM-systemen.

Steeds meer digitale assets

Of het nu gaat om het consistent gebruiken van je logo, het snel beschikbaar stellen van je nieuwste campagnes of het juiste productbeeld in je webshop; het aantal digitale bestanden en toepassingen blijft toenemen voor iedere organisatie. Om dat allemaal efficiënt en effectief te organiseren, beheren en distribueren, dat is een helse toer. Een DAM-systeem kan je helpen, maar hoe kies je een systeem dat bij je past? Door deze stappen te volgen en de genoemde factoren te overwegen, kun je een weloverwogen keuze maken voor een DAM-systeem dat het beste past bij jouw behoeften en budget.

Stap 1. Bepaal je behoeften

De eerste stap is om te bepalen wat je precies nodig hebt van een DAM-systeem. Maak een lijst van je functionele eisen, zoals opslagcapaciteit: hoeveel digitale assets wil je opslaan, waar staan ze nu en moet je eerst nog opschonen? Denk ook aan bestandsbeheer: welke type bestanden wil je beheren? Overweeg welke informatie je aan je assets wil toevoegen en hoe je ze wilt kunnen vinden met zoek- en filtermogelijkheden. Heb je workflows nodig voor het goedkeuren en publiceren van assets? Moet je DAM-systeem integreren met andere systemen?

Stap 2. Onderzoek de beschikbare opties

Er zijn tal van DAM-systemen op de markt, elk met eigen sterke en zwakke punten. Doe onderzoek naar de verschillende leveranciers en lees recensies van andere bedrijven. Let op functionaliteit: biedt het systeem alle functionaliteiten die je nodig hebt en denk hierbij ook aan je toekomstige behoeften? Is het systeem gebruiksvriendelijk voor jou en je team? Kan het systeem integreren met de andere systemen die je gebruikt? Biedt de leverancier een goede en persoonlijke service die bij jouw organisatie past? En past de prijs binnen je budget?

Stap 3. Vraag een aantal demo’s aan

De beste manier om te zien of een DAM-systeem bij je past, is door het te ervaren. Vraag een demo aan bij de leveranciers die je het meest interessant vindt. Tijdens de demo kun je het systeem in werking zien en al je vragen direct stellen. Neem geen genoegen met een standaard demo-omgeving, maar vraag om een demo op maat. Vraag om te laten zien hoe vergelijkbare organisaties het aanpakken. Alleen dan krijg je een duidelijk beeld van hoe het systeem werkt en of het aan jouw eisen voldoet.

Stap 4. Maak een vergelijking

Maak een vergelijkingstabel waarin je alle functies en prijzen van de verschillende systemen naast elkaar zet. Zo krijg je een goed overzicht en kun je de beste keuze maken voor jouw organisatie. Vergeet niet om ook de toekomstbestendigheid van het systeem mee te nemen in je overwegingen. Een DAM-systeem moet niet alleen aan je huidige behoeften voldoen, maar ook flexibel genoeg zijn om met je mee te groeien.

Stap 5. Vergeet de ROI niet

Een DAM-systeem is een investering, en hierbij is het essentieel om de ROI in kaart te brengen. Laat je niet alleen leiden door de prijs; goedkoop kan vaak duurkoop zijn. Bekijk ook wat de businesscase van jouw organisatie is. Denk aan de verborgen kosten die je momenteel maakt, zoals tijd en geld die verloren gaan aan het zoeken en beheren van onnodige duplicaten en verschillende versies in onduidelijke mappenstructuren op verschillende opslaglocaties. Veel organisaties beseffen niet hoeveel inefficiënties en kosten hiermee gemoeid zijn.

Extra tips

• Betrek de belangrijkste (en sceptische) stakeholders bij het selectieproces. Dit helpt om ervoor te zorgen dat het systeem aan de behoeften van iedereen voldoet.

• Lees beschikbare casestudies en whitepapers om meer te leren over hoe andere organisaties DAM-systemen gebruiken.

• Ga naar een DAM-conferentie of webinar. Dit is een goede manier om meer te leren over de nieuwste trends en ontwikkelingen op het gebied van DAM.

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe je het beste DAM-systeem voor jouw organisatie kunt kiezen? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvende demo en ontdek de mogelijkheden die het beste passen bij jouw behoeften. We helpen je graag op weg naar een efficiënter en effectiever beheer van je digitale assets.