Begrippenlijst
Definitie: Document Management Systeem (DMS)
Wat is een DMS?
Een Document Management Systeem (DMS) is een centrale opslagplaats in de cloud voor diverse bestanden. Het helpt bedrijven bij het digitaliseren, opslaan en organiseren van (papieren) documenten.
Hoe werkt een DMS?
Veel bedrijven werken met een enorme hoeveelheid aan (papieren) documenten, die vaak op verschillende plekken worden bewaard. Het gevolg: informatie is niet altijd goed vindbaar en je bent snel het overzicht kwijt. Waar staat dat ene document opgeslagen? Wat is de laatste versie hiervan? En is dit document al gedeeld met de stakeholder? Al deze vragen kunnen verholpen worden door middel van DMS software.
Met een DMS oplossing beheer je de communicatie- en informatiestromen binnen je organisatie. Alle gegevens en documenten die eerst in een archiefkast stonden, staan nu digitaal opgeslagen in één database. Op deze manier kunnen afdelingen consistent met elkaar communiceren en is iedereen op de hoogte van de laatste versie. Bovendien hebben benodigen altijd en overal toegang tot de juiste documenten, door middel van auteursrechten. Met een Document Management Systeem heb je als bedrijf dus de volledige controle over je documenten.
De voordelen van Document Management Systemen
Organisaties die hun processen slim organiseren, boeken flinke tijdswinst door een efficiënte werkwijze. Geen tijdrovende zoektochten naar de juiste informatie meer, niet meer wachten op anderen en met één druk op de knop informatie delen. Met DMS software breng je structuur aan in de communicatie en dankzij de goed uitgeruste zoekfunctionaliteiten waarover het beschikt, heb je binnen no-time inzicht in je documenten.
Medewerkers kunnen real-time dezelfde informatie raadplegen en gelijktijdig samenwerken aan een document. Dit biedt vooral voordelen voor bedrijven die projectmatig werken, zoals marketing- en mediabureaus. Met behulp van automatische workflows kunnen taken op tijd worden uitgezet en heeft iedereen inzicht in wie wanneer een handeling moet verrichten. Het management systeem stroomlijnt dus de processen in jouw bedrijf en maakt samenwerken efficiënter en eenvoudiger.
Daarnaast zijn bestanden die zijn opgeslagen in een DMS over het algemeen veiliger dan documenten die zijn opgeslagen op een fysieke locatie. Fysieke documenten kunnen altijd beschadigd of kwijt raken. Met een DMS systeem voorkom je dit. Bovendien zijn bestanden in de cloud vaak veel beter beschermd tegen diefstal en datalekken.
Wil je jouw bestandsbeheer naar een hoger niveau tillen?
Vraag een vrijblijvende demo aan of stel je vraag direct aan een van onze marketing professionals.