Te veel spullen of digitale bestanden: meer opslag kopen of opruimen?

'Als je kledingkast te vol wordt, dan kun je twee dingen doen: een grotere kast kopen óf je kleding opruimen. Precies zo werkt het met bedrijven die een steeds grotere digitale opslag inkopen om hun bestanden op te kunnen blijven slaan. Terwijl het veel beter werkt om eens serieus op te ruimen om vervolgens vanaf het nulpunt alles weer goed in te richten', aldus Sebastiaan de Ruiter, partner en managing director bij Comrads Solutions.

Andere kijk

'Dat vraagt natuurlijk even om een andere manier van kijken, want mensen en bedrijven zijn geneigd om op de oude voet verder te gaan. Dat voelt immers lekker vertrouwd. Feit is echter dat je het probleem daarmee niet bij de kop pakt. Een nieuw systeem voor je opslag aanschaffen is dus maar de helft van de oplossing. Veranderen vergt een nieuwe manier van denken. Het heeft te maken met heldere protocollen en het opnieuw inrichten van je metadata-structuren, keywords en rechten. Maar ook termen als tags en tagging, inrichten van relevante categorieën en werken vanuit de cloud horen daar helemaal bij.'

Maak duidelijke afspraken

'Wanneer je eenmaal al je media-bestanden hebt opgeruimd en opnieuw ingericht, dan is beheer en onderhoud key. Want er hoeft maar één collega of gebruiker een zoekopdracht te geven die niet gevonden wordt en men roept 'zie je wel, het werkt niet'. Digital Asset Management is een serieus vak. En dat gaat verder dan Jan-die-precies-weet-waar-alles-staat binnen zijn persoonlijke mappenstructuur. Want als die beste Jan met pensioen is, een nieuwe baan vindt of langdurig ziek wordt, dan heb je wel degelijk een probleem.'

Praat door

Een blog is slechts het tipje van de sluier... We zetten onze 18 jaar ervaring graag in om jouw bedrijf sterker te maken. Neem contact op. We kijken uit naar je bericht.