De winst van een DAM-systeem

Het is eigenlijk best vreemd dat er serieus veel geld wordt uitgegeven aan het creëren van content en dat we tegelijkertijd zo slecht omgaan met het beheren ervan. In deze blog kijkt Sebastiaan de Ruiter naar de winstpunten van een DAM-systeem, die niet per se allemaal in geld zijn uit te drukken.

Contentgedreven organisaties

Vandaag de dag is vrijwel elke organisatie contentgedreven. Dat betekent dat er bergen geld worden uitgegeven aan het creëren van content. Best vreemd dat we vervolgens heel slecht omgaan met het beheren van die content. Het wordt overal en nergens opgeslagen en de duplicaten vliegen je soms om de oren. Dan heb ik het nog niet eens gehad over versiebeheer. Niet alle content is direct spot on. Als ik alleen al kijk naar het maken van deze blog, voor ik het publiceer komt er toch altijd wel wat feedback van collega’s die ik nog even wil verwerken. Bij de creatie van een website of een grote online campagne kijkt dat natuurlijk nog veel nauwer.

Van dure maatwerkapplicatie naar pay-as-you-go

Nog geen twintig jaar geleden lieten grote corporates beeldbanken maken. Deze voorlopers van het Digital Asset Management-systeem waren allemaal maatwerkapplicaties waar bedragen met zeker vier, maar vaker nog vijf nullen voor werden neergeteld. Vervolgens konden die beelden en andere bestanden dan via een piepend ISDN-lijntje worden gedownload of met collega’s en bureaus worden gedeeld via een CD-ROM. Vandaag de dag zijn dergelijke exorbitante investeringen niet meer nodig. Moderne Digital Asset Management-systemen zijn SaaS-oplossingen en over internetverbindingen hoeven we ons al helemaal niet meer druk te maken. De investering is dus minimaal en toch schrikken we als we 35 cent voor een gigabyte aan opslag moeten betalen.

Duizenden euro’s besparen

De ROI-calculatoren voor DAM-systemen zijn niet aan te slepen. Hoewel het moeilijk is exact te berekenen wat de ROI is, is er één conclusie die ik gerust durf te trekken. Je verdient de investering in marketing-automation in het algemeen, of in digital asset management in het bijzonder, binnen een jaar terug, al was het maar door het aantal uren dat je minder tijd kwijt bent aan zoeken. Uit onderzoek blijkt dat we gemiddeld vier uur per week kwijt zijn aan het zoeken naar bestanden. Dat is al snel 180 uur per jaar per medewerker. Als je dat vermenigvuldigt met hun uurtarief, kom je al snel aan duizenden euro’s. Dat is exclusief de kosten voor het opslaan van al die bestanden en hun duplicaten op alle verschillende locaties. Om maar te zwijgen over de boetes die je riskeert als je bestanden gebruikt waarvan de rechten verlopen zijn.

Medewerkerstevredenheid

Prachtig, al deze besparingen, maar wat is het allerbelangrijkst voor je organisatie? Je medewerkers natuurlijk. Wat weleens vergeten wordt, is hoe een DAM-systeem kan bijdragen aan de medewerkerstevredenheid. In de praktijk zijn marketeers veel van hun tijd kwijt met het zoeken naar en mailen van bestanden. Door dat gedoe weg te nemen, krijgt de markteer weer tijd om creatief te zijn. Zo ondersteun je je team, weet je zeker dat je uitstraling altijd consistent is en bespaar je ook nog eens een heleboel geld. Win-win-win dus.

Nieuwsgierig?

Wil jij meer weten over de voordelen van Digital Asset Management? Download dan onze DAM-gids. Direct ontdekken hoe Comrads jouw merk kan helpen? Vraag dan direct een vrijblijvende demo aan. We denken graag met je mee. Nu en in de toekomst.