Met deze 5 tips omarmen je mensen je nieuwe systeem wel
Herken je dit? Je bent op zoek naar een nieuw DAM-systeem. Vooraf heb je keurig je huiswerk gedaan: je hebt verschillende systemen vergeleken, een voorselectie gemaakt, verschillende leveranciers uitgenodigd en precies dat systeem gekozen dat bij jouw organisatie past. Het systeem wordt geïmplementeerd en dan merk je vervolgens dat je medewerkers het niet gebruiken. Hoe kan dat?
Als een organisatie een DAM-systeem implementeert, wordt er over het algemeen flink wat tijd gestoken in de juiste inrichting, het technisch opzetten van het systeem en het ontwikkelen van de juiste metadatastructuren. Maar dan moet je de gebruikers nog meekrijgen. Als je medewerkers niet weten waar het systeem voor dient, hoe het bijdraagt aan hun doelstellingen en hoe het werkt, zullen ze het nooit gaan gebruiken. Zonde. Met deze vijf tips zullen je medewerkers het nieuwe systeem wel omarmen.
1 Zorg voor vroege betrokkenheid
Het is belangrijk al in het voortraject de toekomstige gebruikers te betrekken. Misschien niet alle gebruikers, maar als je een aantal key users kunt benoemen, die kunnen fungeren als sponsor of ambassadeur, dan helpt dat al enorm. Mensen hebben nu eenmaal moeite met verandering. Zorg dan ook dat je medewerkers niet, als donderslag bij heldere hemel, een nieuw systeem in hun schoot geworpen krijgen, maar neem ze mee.
2 Zorg dat er content is
Een systeem is één ding, content is een tweede. Dat lijkt een open deur, maar je gebruikers zien dat onderscheid niet altijd. Als ze niet vinden wat ze zoeken, kun je alleen maar hopen dat ze een paar dagen later nog een poging doen. Zorg daarom dat er content aanwezig is in het systeem, zodat er ook daadwerkelijk iets te vinden valt.
3 Zet je marketingkennis en -kunde intern in
Als marketer weet je hoe je mensen warm moet krijgen voor iets. Gebruik die kennis en kunde ook om je eigen team te enthousiasmeren. Voor, tijdens en na de lancering. Nodig gebruikers uit om naar het platform te gaan. Benader ze proactief en ga niet zitten wachten tot ze vanzelf komen. Gebruik je intranet of andere interne communicatieplatformen om het nieuwe DAM-systeem te promoten. Organiseer een interne roadshow of DAM-sessie met gratis pizzalunch en maak het DAM-systeem een onderdeel van je vergaderagenda’s. Nou goed, we hoeven jou niet te vertellen hoe je mensen meekrijgt, toch?
4 Bied trainingen aan, op verschillende niveaus
Veel DAM-systemen zijn WYSIWYG – what you see is what you get – maar verwacht niet dat iedereen er zomaar direct mee aan de slag kan. Zorg dat er verschillende trainingen zijn, voor administrators, maar ook voor ‘gewone’ gebruikers en managers. Zijn er veranderingen in verantwoordelijkheden, besteed daar dan ook even aandacht aan. Als een nieuwbenoemde manager niet weet dat hij of zij zaken moet gaan goedkeuren in het DAM-systeem, ligt het hele proces stil.
5 Herhaal, herhaal, herhaal
De implementatie van een nieuw systeem is niet een kwestie van één keer lanceren en klaar ben je. Zorg dat het systeem steeds weer onder de aandacht wordt gebracht. Vraag je medewerkers eens wat ze ervan vinden, of ze verbetervoorstellen hebben. Doe een online onderzoekje of creëer een – digitale – ideeënbus. Als je een fantastische fotoshoot hebt gedraaid en je zet het materiaal in het DAM-systeem, vertel je mensen dat dan. Net als bij je klanten, die vertel je tenslotte ook niet één keer dat de Dreft in de aanbieding is. Dat doe je steeds weer, op steeds weer andere manieren. Zorg ook intern dat je klanten dik tevreden zijn en je systeem zal worden omarmd.
Meer weten?
Wil je eens verder praten over wat een Digital Asset Managementsysteem voor jouw organisatie kan betekenen en hoe je het gebruik tot een succes maakt? Neem vrijblijvend contact met ons op voor een gratis demo op locatie. We denken graag met je mee.