Evaluatiegesprekken? Pak het eens anders aan

Sebastiaan de Ruiter schreef er vorige week al even enthousiast over op LinkedIn: de jaarlijkse evaluatiegesprekken vonden dit jaar niet plaats bij Comrads op kantoor, maar tijdens persoonlijke een-op-een-wandelsessies op locatie. In deze blog vertelt hij meer over hoe zij dit hebben aangepakt, maar vooral ook over wat het heeft gebracht.

Onnatuurlijk

Na zo’n negen maanden thuiswerken, was het tijd voor de jaarlijkse evaluatiegesprekken. Erwin en ik vonden het onnatuurlijk voelen om nu ineens al onze medewerkers een voor een naar kantoor te laten komen om tegenover het management aan tafel te zitten. Niet dat we als organisatie zo hiërarchisch zijn ingericht, maar een dergelijke setting voelde voor ons nu te afstandelijk. Zeker in de wetenschap dat het afgelopen jaar het werk zich in de persoonlijke omgeving van mensen heeft afgespeeld. Natuurlijk ontvangen we met liefde – wanneer het dan ook zal zijn – iedereen weer met open armen op kantoor, maar de eerste keer weer op kantoor zou voor een leuke ontmoeting moeten zijn en niet meteen voor zo’n toch altijd wat formeel aandoend evaluatiegesprek. En hoewel we ook druk aan het videocallen zijn geslagen de afgelopen maanden, vinden we een evaluatiegesprek toch echt niet geschikt om via Teams te doen, niet binnen het karakter en de sfeer van onze organisatie in ieder geval.

Wandelsessies op locatie

Om ons wat meer te kunnen verplaatsen in de leefomgeving waar onze mensen zich de afgelopen maanden in hebben bevonden, hebben we gekozen voor wandelsessies op locatie. Het idee werd enorm enthousiast ontvangen. Alle medewerkers hebben nagedacht over een leuke wandeling van een uur in de omgeving van hun huis. Zo hebben Erwin en ik vorige week heel wat afgewandeld. Zoals altijd hebben we vooraf de beoordeling al naar onze mensen gemaild. Door de wandeling vond het uiteindelijke gesprek niet plaats met het papier voor de neus, maar veel meer in een free format. Door je te begeven in een omgeving waar mensen zich fijn voelen, komen er veel diepgaandere gesprekken tot stand dan dat die ooit aan een vergadertafel zullen ontstaan. Het gebeurde zelfs een keer dat we na een wandelrondje van een uur nog niet uitgepraat waren, en besloten nog een rondje te doen.

Wat heeft het ons gebracht?

Door voor deze opzet te kiezen, hadden wij het gevoel dat mensen veel meer deelnamen aan het gesprek dan anders tijdens een evaluatiegesprek. In zo’n vergaderzaal verloopt zo’n gesprek toch net altijd iets stroever, nu was er veel meer wisselwerking, veel meer reactie en interactie als het ging over verbeterpunten of sterke punten. De gesprekken gingen echt de diepte in, het ging veel verder dan zomaar de punten nalopen die op het papier voor je staan. Door de open structuur van het gesprek lieten ook wij als management in zekere zin meer van onszelf zien. Binnen Comrads hebben we een hele open en informele cultuur, maar hoe je het ook wendt of keert, een evaluatiegesprek aan een vergadertafel verloopt anders dan wanneer je al pratend door het Vondelpark of over de dijk langs het IJsselmeer loopt. De inhoud van het gesprek was hetzelfde, maar het gesprek was beter, verliep veel vloeibaarder en de input echt wederzijds. De setting maakt het mogelijk om veel meer als gelijken in het gesprek te staan.

Blijf in verbinding

Het toonde voor mij ook weer heb belang van in verbinding blijven. Blijf in contact, verwacht niet dat mensen zomaar dingen – of dat nu positieve of negatieve dingen zijn – met je delen via een videobelletje of een gewoon telefoontje. Dat zouden we wel willen, en bij ons staat de spreekwoordelijke deur altijd wagenwijd open, ook digitaal, maar als je aanneemt dat mensen je zomaar even bellen om iets te vertellen waar ze mee zitten, dan heb je het mis. Deze wandelsessies waren georganiseerd in het kader van de jaarlijkse evaluatiegesprekken, maar het is een heel effectief middel gebleken om ook straks in contact te blijven met je thuiswerkende achterban. Voorheen was de koffieautomaat de plek waar beslissingen werden genomen, gesprekken plaatsvonden en teambuilding plaatsvond. Nu de coffeecorner even een no-go-area is, is het zaak om alternatieven te verzinnen. Zo’n wandelsessie is een hele goede.

Kaplaarzen

Erwin en ik hebben een paar belangrijke leerpunten meegenomen uit deze wandelsessies. Het belang van verbinding is er één van. Dat geldt ook voor onze mensen. Ik heb het tenminste nog niet eerder meegemaakt dat medewerkers de volgende dag belden om te zeggen hoe gaaf ze het evaluatiegesprek vonden. Ook zij zien hier de waarde van in. Een ander leerpunt is de toegevoegde waarde van kaplaarzen. Wij gingen als twee echte stadsjongens deze wandelingen op onze witte gympies doen. Daar hebben een aantal van onze jongens hartelijk om gelachen, zeker die ene die Erwin meenam de dijk langs het IJsselmeer op. De kaplaarzen zijn inmiddels besteld, wij zijn klaar voor de volgende wandelsessies.

Even sparren?

Wil je zo aan het begin van dit nieuwe jaar even sparren of ook behoefte aan een wandelsessie om elkaar beter te leren kennen? Dat kan altijd! Bel gerust naar 020 820 8382 of mail naar info@comrads.nl.