Zo kies je een DAM-systeem dat écht bij je organisatie past
Je bent er inmiddels wel van overtuigd dat een Digital Asset Management (DAM)-systeem je kan helpen bij het efficiënter beheren van je digitale content. Maar met zoveel verschillende leveranciers en oplossingen is het nog wel een hele toer om de juiste keuze te maken. In deze blog vertelt Sebastiaan de Ruiter op welke factoren je moet letten bij het selecteren van een DAM-systeem.
Eerst de basis: wat heeft jouw organisatie nodig?
Begin met het in kaart brengen van je specifieke behoeften. Hoeveel digitale bestanden beheer je? Welke soorten content gebruik je het meest? Wie moeten er allemaal toegang hebben tot de bestanden? De antwoorden op deze vragen bepalen welk type DAM-systeem bij je past.
Deze factoren bepalen het succes van je DAM-systeem
De technische specificaties zijn belangrijk, maar er komt meer kijken bij een succesvolle implementatie. Deze factoren verdienen je aandacht:
Gebruiksvriendelijkheid
Een DAM-systeem werkt alleen als je team het ook echt gebruikt. Kies voor een interface die intuïtief werkt. Je marketingteam moet snel kunnen vinden wat ze nodig hebben, zonder dagenlange trainingen.
Schaalbaarheid
Je organisatie groeit, je contentbehoefte verandert. Kies een systeem dat meegroeit. Vraag door hoe flexibel het systeem is in het toevoegen van nieuwe functionaliteiten of gebruikers.
Integratiemogelijkheden
Je DAM-systeem moet naadloos aansluiten op je andere marketingtools. Denk aan je CMS, e-mailmarketing platform of socialmediatools. Check welke koppelingen standaard beschikbaar zijn.
Kijk verder dan de features
Een leverancier met een uitgebreide featurelijst lijkt aantrekkelijk. Maar features alleen maken de implementatie van een DAM-systeem nog niet succesvol. Let ook op:
Support en begeleiding
Hoe helpt de leverancier je bij de implementatie? Is er lokale ondersteuning beschikbaar? En in welke taal? Internationale leveranciers bieden vaak alleen Engelstalige support via geautomatiseerde helpdesks.
Beveiliging en compliance
Je digitale assets zijn waardevol. Controleer hoe de leverancier omgaat met beveiliging en privacy. Voldoet het systeem aan de laatste standaarden? Waar worden je bestanden en gegevens opgeslagen?
Leer van anderen
Grote organisaties zoals Atos bewijzen hoe waardevol een goed DAM-systeem kan zijn. Met activiteiten in 73 landen en partnerships met de Olympische Spelen, moeten zij enorme hoeveelheden content beheren. Maar niet elke organisatie heeft zo'n uitgebreid systeem nodig. Vraag tijdens leveranciersgesprekken naar concrete voorbeelden van klanten in jouw branche. Laat ze cases delen van organisaties met vergelijkbare uitdagingen en omvang. Zo krijg je een realistisch beeld van wat het systeem voor jou kan betekenen.
Maak een realistische afweging
Wees dus kritisch op wat je echt nodig hebt. Een kleiner bedrijf met een stabiele merkidentiteit en een compact marketingteam heeft andere behoeften dan een multinational. Kies een oplossing die past bij de schaal en complexiteit van je organisatie.
Kijk verder dan vandaag
Een DAM-systeem is meer dan een oplossing voor je huidige uitdagingen. Het is de eerste stap naar een efficiëntere marketingoperatie. Kijk daarom goed naar de toekomstbestendigheid van je keuze. Veel 'gratis' of goedkope tools lijken aantrekkelijk, maar bereiken snel hun limiet. Dan beginnen de kosten alsnog te lopen.
Ook qua beveiliging moet je verder kijken dan eerste indrukken. Check specifieke certificeringen zoals ISO27001. Misschien niet het meest sexy aspect van een DAM-systeem, maar je vertrouwt wel je waardevolle merkbestanden toe aan dit systeem – dan wil je zeker weten dat ze in goede handen zijn.
Het belangrijkste is dat je een systeem kiest dat bij je organisatie past. Pas je processen niet aan de beperkingen van een tool aan. Zoek een oplossing die aansluit bij jouw manier van werken en die meegroeit met je ambities.
Begin met deze vragen bij het vergelijken van leveranciers
Hoe ziet het implementatietraject eruit?
Welke ondersteuning krijg je bij het inrichten?
Wat zijn de totale kosten (ook voor onderhoud en support)?
Hoe flexibel is het systeem als je behoeften veranderen?
Welke referenties heeft de leverancier in jouw sector?
Zo maak je de juiste keuze
Download onze DAM-vergelijkingsgids en ontdek hoe je verschillende systemen objectief tegen elkaar afweegt. Je leert welke criteria relevant zijn voor jouw situatie en hoe je de juiste vragen stelt tijdens leveranciersgesprekken.