Waarom metadata de sleutel vormen tot slimme digitale assets

ls SaaS-leverancier van Digital Asset Management (DAM)-software weten we bij Comrads als geen ander hoe belangrijk het is om digitale assets goed te organiseren. Maar we snappen ook dat er geen mens is die gelukkig wordt van urenlang metadata toevoegen aan een eindeloos aantal bestanden. Toch is het bepalend voor het succes van jouw DAM-oplossing. In deze blog legt Sebastiaan de Ruiter uit waarom.

Waarom is metadateren zo belangrijk?

Stel je voor: je hebt een schatkamer vol prachtige assets. Haarscherpe foto’s, sprekende productshots, iconische video's, waardevolle huisstijlbestanden en andere marketingmaterialen. Maar zonder de juiste metadata zijn deze bestanden niets meer dan een verzameling onvindbare items, opgeslagen in een verzameling mapjes op een willekeurige computer of – heel hip – ergens in de cloud. Het zijn pas echte assets als je ze snel kunt terugvinden wanneer je ze nodig hebt. En dát is waar metadateren in beeld komt.

De voordelen

Met metadata, zoals tags, referentienummers, beschrijvingen en categorieën, zorg je ervoor dat iedereen in je organisatie toegang heeft tot de juiste bestanden. Het maakt digitale assets (her)bruikbaar, beheersbaar en vindbaar. Een paar voordelen:

• Tijdbesparing: Met een goed georganiseerde set metadata vind je binnen seconden het juiste bestand voor je volgende marketingcampagne.

• Verhoogde productiviteit: Je hergebruikt bestaande assets en bespaart zowel tijd als geld.

• Betere samenwerking: Iedereen binnen je team heeft toegang tot up-to-date assets en werkt met dezelfde, juiste versies.

• Merkconsistentie: Door altijd dezelfde assets te gebruiken, blijft je merkcommunicatie consistent, of het nu gaat om print, web of het zoveelste socialmediakanaal.

• Compliance: Metadata helpt je ook om eenvoudig aan wet- en regelgeving te voldoen. Denk aan het beheren van auteursrechten of gebruiksrechten voor beelden.

Waarom niemand van metadata houdt (en hoe je dat verandert)

Ik weet het: metadateren is slaapverwekkend, tijdrovend en soms ronduit frustrerend. Er lijkt geen einde aan te komen. Maar wat als ik je vertel dat er een tool is die dit proces voor je automatiseert? Een goede DAM-oplossing doet namelijk veel meer dan alleen het delen en opslaan van je bestanden, zoals je dat met Dropbox, OneDrive of WeTransfer doet. Het biedt slimme functies die het makkelijker maken om metadata toe te voegen en te beheren. Zo kun je bijvoorbeeld bulkbewerkingen uitvoeren, waarmee je in één keer de metadata van meerdere bestanden tegelijk kunt aanpassen. Dat scheelt je enorm veel tijd. Ook kun je vaste begrippenlijsten gebruiken, zodat je ervoor zorgt dat iedereen binnen je team dezelfde termen gebruikt. Dat helpt om consistentie in je metadata te waarborgen. Daarnaast kun je AI inzetten om het proces nog verder te automatiseren. Met beeldherkenning kunnen tags automatisch aan bestanden worden toegevoegd, zonder dat jij daar nog iets voor hoeft te doen. En als kers op de taart kun je sjablonen maken, zodat je niet steeds dezelfde gegevens hoeft in te vullen voor elk nieuw bestand dat je toevoegt. Dat maakt het hele proces niet alleen een stuk efficiënter, maar ook veel leuker.

De game-changer: AI

Laat me nog even zoomen op AI. Kunstmatige intelligentie heeft de manier waarop we metadata toevoegen compleet veranderd. Waar je vroeger elk bestand handmatig moest taggen, kan AI nu automatisch beelden herkennen. Stel je voor: je uploadt een foto van een product en de software herkent direct of het gaat om een t-shirt, een fles water of een landschap. Hierdoor worden bestanden al deels voor je getagd, nog voordat je ze zelf in het systeem hebt geplaatst. Dit maakt het hele proces sneller en betrouwbaarder.

Een beter DAM-systeem begint bij jezelf

Wat je vandaag doet met metadata, betaalt zich later dubbel en dwars terug. Een goed gestructureerde aanpak opent de deur naar verdere automatisering. Zonder goede metadata is elk systeem ‘dom’. Neem een webshop zoals Zalando. Wanneer iemand zoekt op een roze t-shirt, komt het juiste item alleen naar boven als je er de juiste metadata aan hebt gekoppeld. En dat wordt steeds belangrijker. Je maakt het niet alleen makkelijker voor mensen om content te vinden, maar ook voor systemen. Zo zet je een stevige basis voor efficiënter werken.

Het belang van een goede DAM-oplossing

Metadata is de onzichtbare kracht achter een succesvolle DAM-oplossing. Het zorgt ervoor dat je digitale assets vindbaar, toegankelijk en herbruikbaar zijn. En met de juiste tools is het helemaal niet zo'n opgave om goede metadata toe te voegen. Sterker nog, het kan zelfs een leuke en efficiënte bezigheid worden!

Wil je ontdekken hoe onze DAM-oplossing jouw organisatie kan helpen?

Wil je weten hoe je het maximale uit jouw contentcreatie haalt dankzij ons DAM-systeem? Download de whitepaper: Zo maak je contentcreatie schaalbaar. Ontdekken hoe Comrads jouw organisatie kan helpen? Vraag dan direct een vrijblijvende demo aan. We denken graag met je mee. Nu en in de toekomst.