Zoek je een opslagplaats of een opbergsysteem?
Eerder deze week sprak ik een marketingmanager. Ze was op zoek naar een manier om media en andere merkgerelateerde content te delen met collega’s. Ze had met interesse gekeken naar ons systeem, maar vroeg zich tijdens ons gesprek hardop af of het delen van bestanden via Dropbox, OneDrive of WeTransfer eigenlijk niet net zo eenvoudig is. En is dat eigenlijk ook niet zo?
Twee kledingkasten, wereld van verschil
Het zal niemand verbazen dat ik, als mede-eigenaar van Comrads, direct met m’n hakken in het zand ging. Maar toch zette ze me aan het denken. Wat zijn nou eigenlijk precies die verschillen? We hebben al eerder de vergelijking getrokken met een kledingkast. Maar wat maakt die kledingkast die DAM heet nou eigenlijk echt anders dan een willekeurige opslagruimte in de cloud? Dropbox of OneDrive kun je immers ook zien als een kledingkast – of een filing cabinet, zo je wilt. Deze 5 zaken maken dat een DAM-systeem zich daarvan onderscheidt.
1 Structuur
DAM is meer dan zo maar een kledingkast van vijf planken en een deur. DAM biedt je een structuur, een manier om je content te organiseren. Het kunnen zelfs meerdere kledingkasten ineen zijn, waarin het hele team met behulp van labels en categorieën alle spullen zodanig opruimt dat het voor verschillende behoeften en doelen is in te zetten, maar door iedereen eenvoudig is terug te vinden. Iedereen kan iets uit de kast pakken en het voor zijn – of haar – toepassing gebruiken.
2 Kwaliteit
Ondertussen kun je er gerust op zijn dat degene die na jou hetzelfde item uit de kast pakt, exact hetzelfde in handen krijgt als zijn voorganger. Zo heb je altijd dezelfde korte broek of lange jurk, zonder winkelhaken, kleurverschil of krimp. De een pakt een logo om linksboven op briefpapier te zetten, de ander gebruikt het voor op een verpakking en weer een derde zet het in voor een dynamische online campagne. Maar elke keer weer is het logo identiek.
3 Verschillende formats
Maar ja, de een draagt maatje small, de ander extra large. Een DAM-systeem zorgt er dan ook voor dat dat logo, dat ene sfeerbeeld of die videoclip in verschillende formats aanwezig is. Een clip in lage resolutie om te delen op social media of een sfeerbeeld in extreem hoge resolutie voor die torenhoge reclamemast? DAM regelt het voor je. Sla je je bestanden op in een willekeurige opslagruimte, dan moet je een bestand downloaden, aanpassen – met alle mogelijke gevolgen van dien – en weer uploaden. Voor je het weet kijk je naar een misvormd logo of een sfeerbeeld met net een verkeerd filter eroverheen.
4 Zoeken en vinden
Ook in Dropbox kun je zoeken. Maar of je ook vindt, is nog maar de vraag. Verder dan een bestandsnaam en misschien wat metadata kom je niet. Maar de ene broek met rits is toch echt de ander niet. In een DAM-systeem kun je de context van je hele bedrijfshuishouden toevoegen, zodat je ook echt vindt wat je zoekt. In de juiste kleur, de juiste maat, met de juiste sluiting en van de juiste stof.
5 Gebruiksrechten
Hoe graag je de inhoud van je kledingkast ook deelt, er zijn altijd items die speciaal zijn. Waar alleen bepaalde mensen aan mogen komen. Binnen Dropbox of een vergelijkbare opslagtool kun je dit zeer beperkt regelen. Wat in je kast hangt, hangt in je kast. Je kunt individuele bestanden of mappen delen met anderen, maar daar houdt het ook wel op. Binnen een DAM-systeem kun je ook bepaalde content, sub-secties, of specifieke collecties beschikbaar maken voor specifieke campagnes of organisatieonderdelen door gebruiksrechten in te zetten. Om nog maar te zwijgen over het feit dat je met een goed DAM-systeem je assets ook rechtstreeks kunt posten naar hun eindbestemming zoals een website of webshop, middels een hele reeks externe integraties.
Wat zoek je?
Ik kan me voorstellen dat je overweegt je content te delen via een tool als Dropbox, OneDrive of WeTransfer. Maar zoek je structuur en kwaliteit, wil je vinden wat je zoekt, wil je bestanden kunnen delen met de juiste toegangsrechten en hecht je belang aan veiligheid, overzicht en goed beheer? Dan zou ik toch echt op zoek gaan naar een goed DAM-systeem.
Start vandaag – op afstand
Door middel van een paar online workshops kunnen wij ook jouw omgeving volledig op afstand inrichten. De komende periode bieden we creatieve oplossingen voor de eenmalige DAM-set-up-kosten. Start dus vandaag nog door een persoonlijke demo of vrijblijvende offerte aan te vragen.