Uit het hoofd, in de cloud?

Tal van organisaties worstelen met het beheren, organiseren en delen van hun (merk)bestanden, beelden en media. Vaak wordt de oplossing gezocht in de overstap naar de cloud, dan kunnen we immers lekker makkelijk alles delen. Maar met de overstap naar de cloud, heb je nog geen structuur. Hoe zorg je dan voor een goede structuur waarin iedereen in de organisatie zich kan vinden? In ieder geval niet met een mappenstructuur.

Cloud is niet gelijk aan structuur

Inmiddels hebben de meeste organisaties de cloud wel omarmd. Zelfs overheden en gemeentes hebben de overstap naar hoger sferen durven maken. Maar als het gaat om het beheren en organiseren van je digitale assets, ben je er niet met de overstap naar de cloud. Voor een goede structuur hoef je niet per se naar de cloud, en de cloud betekent niet automatisch dat je een goede structuur hebt.

Summum van structuur?

Als wij voor nieuwe klanten aan de slag gaan, krijgen we vaak de vraag: We krijgen toch wel de mappenstructuur die we gewend zijn?! Het eerlijke antwoord? Nee, die krijg je niet. Die mappenstructuur is nog een erfenis uit de beginjaren van de computer. Iedereen kent wel de 'My Documents'-map uit Windows. Daar zijn we zo gehecht aan geraakt met z’n allen, dat lijkt de hoogst haalbare vorm van structuur. Maar als je denkt in een mappenstructuur, kun je weleens bedrogen uitkomen. Een mappenstructuur is eigenlijk heel rigide. Heb je die eenmaal aangelegd, wijk je daar niet meer gemakkelijk van af. En hoe die structuur eruitziet hangt heel erg af van degene die het heeft bedacht. Wat voor de één een heel logische structuur is, is voor de ander helemaal niet zo logisch. Bovendien is zo’n mappenstructuur niet toekomstbestendig. Organisaties veranderen voortdurend. Het ene moment is alles heel productgeoriënteerd, het volgende moment gooien we de hele organisatie op z’n kant en is alles heel servicegeoriënteerd. Daarmee is ook de taxonomie van een organisatie heel vloeibaar. Kortom: voor je het weet, kun je weer niets terugvinden.

Er is hoop

Maar er is hoop! Je hoeft namelijk helemaal geen mappenstructuur aan te leggen om structuur aan te brengen in je bestanden. Structuur kun je ook aanbrengen door middel van slimme tags (labels) en metadata. Daardoor kun je als het ware alle content van je organisatie op een virtuele hoop gooien, en weet je systeem op basis van de ingegeven labels en categorieën precies wat er uit die grote stapel gepikt moet worden. Als je zoekt binnen een mappenstructuur, moet je om te beginnen in de juiste map zoeken. Bovendien moet je altijd eerst in de map kijken om te zien wat erin zit. Gedoe. In een goed DAM-systeem doorzoek je alles op basis van tags en zoektermen. Zo overzie je het geheel en ben je veel flexibeler om ook in de toekomst je structuur te laten meebewegen met de veranderingen in je organisatie. Je bent daardoor altijd klaar voor de toekomst, wat die je ook brengt.

Foutje, bedankt!

Behalve klaar voor de toekomst, ben je ook veel consistenter. Als je alles in verschillende mapjes stopt, heb je in no time talloze kopieën. Neem alleen al je logo. Die belandt ongetwijfeld in het mapje huisstijl, in het mapje jaarverslag, in het mapje internet en ga zo maar door. Als je logo wijzigt, zoek je je een ongeluk naar al die verouderde versies van het logo. En ik durf er heel wat op te verwedden dat – hoe goed je ook hebt gezocht – dat verouderde logo vandaag of morgen in een duurbetaalde campagne tevoorschijn komt. Foutje, bedankt!

Geen zwaai met een toverstaf

Door te denken vanuit een holistisch oogpunt, en je bestanden heldere tags en metadata mee te geven, kun je een heel duidelijke en toekomstgerichte structuur aan je DAM-systeem meegeven. We weten dat het een hele exercitie is om van een mappenstructuur op een server over te stappen naar een DAM-systeem in de cloud. Verwacht dan ook niet dat het met de zwaai van een toverstaf is geregeld. Je moet hard aan de slag. Maar daar helpen we je graag bij, dat behoort namelijk bij onze standaard implementatieservice. Heb je die slag eenmaal geslagen, dan kun je vanaf dat moment je bestanden veel simpeler beheren en organiseren. En dat is niet dankzij de cloud, maar dankzij het aanbrengen van slimme labels en metadata.

Wat zoek je? Zoek je structuur en kwaliteit, wil je vinden wat je zoekt, wil je bestanden kunnen delen met de juiste toegangsrechten en hecht je belang aan veiligheid, overzicht en goed beheer? Dan is het tijd om afscheid te nemen van je dierbare mappenstructuur en op zoek te gaan naar een goed DAM-systeem.

Nieuwsgierig?

Wil je eens verder praten over hoe onze complete Digital Brand & Asset Management-oplossingen jouw organisatie kunnen ondersteunen bij het efficiënt beheren, communiceren en delen van al je merkelementen, logo’s, fonts, kleuren en richtlijnen? Neem vrijblijvend contact met ons op of vraag direct een gratis demo aan. We denken graag met je mee. Nu en in de toekomst.