Hoe creëer ik een centrale plek waar alles staat?
Heb je ook talloze kopieën van elk productbeeld, in mapjes, op servers en harddisks? Stop met het eindeloos toevoegen van bestanden aan je mappenstructuur en begin met structuur toe te voegen aan je bestanden.
In de ogen kijken
Ik ben ervan overtuigd dat je ook online tot een goede samenwerking kan komen. Toch ben ik blij dat we elkaar ook weer in levenden lijve mogen ontmoeten. Ik hou met name van die afwisseling: de ene dag op kantoor, liefst met veel mensen over de vloer en de andere dag op bezoek, bij een organisatie ergens in het land. Er zijn mensen die het inefficiënt vinden, maar wat mij betreft is er niets efficiënter dan een ‘live’ meeting. Natuurlijk is er niets mis met een eerste online kennismaking, maar net als met daten wil je op een gegeven moment elkaar toch even echt in de ogen kijken. Pas dan ontdek je of er werkelijk een klik is.
Excuses voor de merkpresentatie
Eindelijk was ik laatst weer eens op locatie bij een leuke organisatie, een producent van tuinmeubelen. Ik kwam binnen in een enorm strak ingerichte showroom. Dat deed me direct geloven dat deze onderneming supergoed georganiseerd is. Maar toen er een ringbandje met brochures en projectsheets op tafel kwam, ging dat gepaard met excuses: ‘We weten het, dat kan beter.’ Zonde, als je een product, een merk, waar je zo trots op bent, met allerlei verontschuldigingen op tafel moet leggen.
Doolhof van beelden
Een eerste snelle telling bracht al snel aan het licht waar de crux zat. Van elk meubelstuk dat wordt geproduceerd, wordt een beeld gecreëerd, in verschillende kleurvarianten. Van elk beeld waren wel honderden kopieën in de organisatie aanwezig. Op de website, in de webshop, op de server, in het CMS, in het lokale mapje 2021 van Mariëlle, in het lokale mapje 2022 van Mario, in de OneDrive van Fatima, in brochure x en projectsheet y. Dan hebben we het nog maar over één product. Als je naar alle beelden van het volledige assortiment kijkt, heb je het over een waar doolhof. Niemand weet meer wat waar staat,wat de laatste versie is en of het de juiste kwaliteit is. Iedereen pakt de voor hem of haar meest logische plek.
Werken met één moederbestand
Door te werken met een systeem dat uitgaat van één moederbestand, creëer je een centrale plek voor je bestanden. Het is een andere denkwijze: je voegt geen bestanden toe aan een mappenstructuur, maar voegt een structuur toe aan je bestanden. Stel, je hebt een beeld dat past in zowel het thema natuur als het thema industrie. Als je denkt in mappen, moet je het beeld opslaan in beide mappen. Als je met een Digital Asset Management-systeem werkt, voeg je gewoon deze twee thema’s toe aan het bestand. Zo blijft je altijd vanuit één moederbestand werken en kan er nooit een wildgroei aan bestanden en mappen ontstaan. Als je iets wijzigt, doe je dat in dat ene moederbestand. Als een beeld vervangen wordt, hoef je alleen dat ene moederbestand te vervangen. Op die manier helpt Brand Management software je de herkenbaarheid en consistentie van jouw merk te vergroten en voorkom je onnodig zoeken in chaotische mappenstructuren tussen honderden duplicaten en versies.
Meer weten?
Wil je ook stoppen met het eindeloos toevoegen van bestanden en duplicaten aan je mappenstructuur? Wil je beginnen met structuur toe te voegen aan je bestanden? Download dan onze DAM-gids over de voordelen van Digital Asset Management of vraag direct een vrijblijvende demo aan. We denken graag met je mee. Nu en in de toekomst.